Badge en toegangscontrole

Op een congres of zakelijke beurs wordt er vaak gewerkt met een (digitale) gastenlijst. De bezoekers van het congres zijn al bekend bij de organisatie. De toegangscontrole zorgt ervoor dat de gasten geregistreerd worden en overhandigen hierbij een badge waar de naam en bedrijfsnaam op worden gezet zodat andere bezoekers meteen zien met wie ze te maken hebben.

Wat gebeurt er tijdens de toegangscontrole?

• Hartelijke ontvangst + vragen van de naam van de bezoeker;
• Gegevens verwerken op de gastenlijst/ in het systeem;
• Kaartje printen met naam + bedrijfsnaam + overhandigen badge;
• Afsluiting.

Hartelijke ontvangst + vragen van naam bezoeker

De toegangscontrole is de eerste post waar de bezoeker terecht komt. Daarom is het heel belangrijk dat de bezoeker hartelijk ontvangen wordt door de hostess bij de toegangscontrole. Een vriendelijk gezicht die jou welkom heet is een prettige ontvangst op een beursdag. Om de bezoeker op te kunnen zoeken op de gastenlijst/in het systeem vraagt de hostess naar de naam van de bezoeker

Gegevens verwerken op de gastenlijst/in het systeem

Als de naam en de bedrijfsnaam bekend zijn bij de hostess, worden deze opgezocht in het systeem. Als de bezoeker op de lijst staat, wordt aangegeven dat de bezoeker binnen is. Als de bezoeker niet op deze lijst staat, wordt er navraag gedaan en/of wordt de bezoeker alsnog geregistreerd mits er genoeg plek is.

Kaartje printen met naam + bedrijfsnaam

De hostess voert de naam en bedrijfsnaam in op het kaartje en print deze vervolgens. Het kaartje wordt in de badge gedaan en deze wordt overhandigd aan de klant. Aan de badge zit vaak een keycord of een speldje zodat de bezoeker deze makkelijk om kan doen/ kan bevestigen.

Afsluiting

De hostess zegt de bezoeker vriendelijk gedag en wenst hem/haar een fijne beurs. Eventueel vertelt de hostess in het kort waar de bezoeker wat kan vinden op de beurs. Ook voor het afscheid geldt: dit is het eerste contactmoment namens de beurs met de bezoeker. Een vriendelijk afscheid en eventueel beantwoorden van vragen, draagt bij aan een positieve beurservaring.