In dit artikel lees je wat je van beurs- of congresondersteuning kunt verwachten.

Beurs- en congresondersteuning voor de organisatie

Als er extra beurs- of congrespersoneel wordt ingezet vanuit de organisatie van de beurs, worden deze krachten vooral ingezet om de volgende taken te vervullen:

• Badge en toegangscontrole;
• Horeca- en barpersoneel;
• Schoonhouden van publieke ruimtes;
• Garderobe services;
• Rondlopen op de beurs om vragen van de bezoekers te beantwoorden.

Badge- en toegangscontrole

Het beurs- of congrespersoneel wordt ingezet om de gasten in te schrijven en een badge met naam en bedrijfsnaam te overhandigen.

Horeca- en barpersoneel

Het personeel werkt in de horeca van de beursorganisatie: catering, barwerkzaamheden of serveren in de horeca ruimtes behoren dan bijvoorbeeld tot de taken.

Schoonhouden van publieke ruimtes

Het is belangrijk dat alle publieke ruimtes schoongehouden worden en er netjes uitzien. Dit draagt bij aan de professionele uitstraling van de beurs. Denk aan: de beursvloer, de toiletten en de horecaruimtes.

Garderobe services

Het personeel wordt ingezet om de eigendommen van de bezoeker aan te nemen en op te bergen. Bij het vertrek van de bezoeker worden de juiste eigendommen weer overhandigd aan de beursbezoeker.

Rondlopen op de beurs om vragen van de bezoekers te beantwoorden

Beursbezoekers zijn vaak opzoek naar specifieke informatie of producten en zullen veel vragen hebben over de stands en waar ze deze kunnen vinden. De beurs- of congresondersteuning is er om deze vragen te beantwoorden en ervoor te zorgen dat de bezoeker begeleid wordt naar de juiste stand.

Beurs- en congresondersteuning voor merken op de beurs

Als een werknemer wordt ingezet voor een merk dat een beursstand heeft, dan krijgen zij vaak het volgende takenpakket:

• Stand ambassadeur;
• Opbouwen van de beursstand;
• Leads genereren op de beursvloer.

Stand ambassadeur

Als stand ambassadeur word je voornamelijk ingezet om bezoekers naar de stand te trekken en/of bezoekers te woord te staan in de stand. Hiervoor is het belangrijk dat je productkennis hebt en weet wat de beursaanbieding is.

Opbouwen van de beursstand

Beurs- en congresondersteuning kan ook worden ingezet om de beursstand van een merk op- en af te bouwen. Dit betekent dat zij een dag (of meerdere dagen) voor de start van de beurs aanwezig zijn voor de opbouw.

Leads genereren op de beursvloer

Sommige merken willen graag leads genereren op een beurs om deze later weer te benaderen voor een salesgesprek. De beursondersteuning wordt dan ingezet om de bezoeker aan te spreken en de NAW gegevens te verzamelen.

Het bericht Beurs- en congresondersteuning verscheen eerst op Hostessbureau.

Taken horeca personeel:

• Rondgaan met koffie en thee;
• Voorbereiden catering op locatie;
• Rondgaan met hapjes;
• Klaarmaken van bestellingen achter de bar;
• Opnemen van bestellingen.

Kwaliteiten waar horeca- of barpersoneel over moet beschikken:

• Proactieve houding;
• Horeca ervaring;
• Communicatief vaardig;
• Groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Representatief.

Proactieve houding

Het is belangrijk dat horecapersoneel een proactieve houding aanneemt. Er wordt van de werknemer verwacht dat hij/zij actief op de bezoeker afstapt en een consumptie aanbiedt, voortdurend kijkt of de werkplek er netjes uitziet en of er genoeg voorraad is.

Groot verantwoordelijkheidsgevoel

Horeca personeel wordt ingezet om de horeca op het evenement draaiende te houden. De organisatie van het evenement heeft geen tijd om het personeel in te werken of er voortdurend op toe te zien dat alles soepel verloopt. Daarom is het belangrijk dat het personeel zelf actief meedenkt en verantwoordelijkheid neemt voor een goed resultaat.

Representatief

Om te werken op een evenement of beurs voor grote groepen mensen, is een representatief uiterlijk heel belangrijk. Voor horeca personeel komt daar nog eens bij dat er met voedingswaren gewerkt wordt, dus alles (kleding, haar, huid) verzorgd en hygiënisch moet zijn.

Het bericht Horeca- en barpersoneel verscheen eerst op Hostessbureau.

Zet direct een hostess in of ga snel naar de volgende onderdelen binnen deze blog:

• Hostess op een beurs
• Hostess op een evenement
• Hostess op een congres
• Smaakt dit naar meer?

Hostess op een beurs

Een beetje beurs heeft een bezoekersaantal van duizenden mensen. Mensen die heel bewust naar deze plek komen voor informatie, het opbouwen van een netwerk of gewoon, om een beetje rond te kijken. Een beurs richt zich altijd op een specifieke doelgroep en die doelgroep richt zich op een specifieke beurs en zie daar: vraag en aanbod vinden elkaar. Win-Win!

Onze hostessen zijn vaak te vinden op beurzen. They just love fairs!

Van huishouden tot vakantie

Of je je nou wegdroomt bij verre oorden op de Vakantiebeurs , de kneepjes van het vak leert op de Huishoudbeurs of je onder laat dompelen in luxe op de Masters of LXRY, een hostess is op haar plek op de beurs waar zij werkt. Wat haar taken ook zijn op een beurs, zij straalt precies uit wat jij als merk uit wil stralen is daarmee een echte merkambassadrice.

Productdemonstratie

Op een beurs willen merken de klant zoveel mogelijk laten zien over een bepaald product. Hoe werkt het product en wat kan het product? Vaak wordt een hostess ingezet om een product bij de beursstand te demonstreren. De hostess wordt van te voren uitgebreid gebriefd zodat zij ook echt expert is op de beurs en alles kan vertellen over het product. Hoe is het nou om een productdemonstratie te doen op een beurs?

Wij vroegen het aan een van onze ervaren beurshostessen Kelly de Wit!

“Een productdemonstratie is super leuk om te doen. Zeker op een beurs omdat het daar vaak druk is en de mensen echt komen voor producten uit een bepaalde branche. Soms nodig ik mensen uit voor de demonstratie maar meestal is dit niet nodig omdat zij uit zichzelf op me afkomen. Je krijgt ook veel gerichte vragen over het product en bent eigenlijk voortdurend aan het woord. Je moet niet slecht bij stem zijn haha!”

Beursondersteuning

Het gebeurt regelmatig dat een hostess werkt voor de beursorganisatie en ingezet wordt voor verschillende taken. Denk hierbij aan de ontvangst van de gasten, het netjes houden van de publieke ruimtes, het beantwoorden van vragen van de beursbezoekers en het uitdelen van informatiefolders. Als je als hostess werkt voor de organisatie is het belangrijk dat je van te voren goed afspreekt wanneer je welke taak vervult. Ook is het belangrijk dat je je proactief opstelt en zelf anticipeert op wat er op dat moment nodig is.

Hoe is het om als hostess te werken in de beursondersteuning? Kelly vertelt!

“Als je werkt in de beursondersteuning heb je vaak verschillende taken. Je begint meestal met het ontvangen- en inschrijven van de gasten. Daarna loop je rond op de beursvloer, beantwoord je vragen en ben je een soort vliegende keep. Vaak spreek ik vaste momenten af met mijn contactpersoon om af te stemmen of ik ergens anders nodig ben. Wat ik leuk vind aan het werken voor de beursondersteuning is dat de hele dag bezig bent met verschillende dingen. De dag vliegt voorbij! Ook is het leuk dat je sommige gasten op de beursvloer herkent van de inschrijving.”

Stand ambassadeurs

Een hostess op een beurs kan ook ingezet worden als stand ambassadeur. Je staat dan bij de beursstand van het merk waar je voor werkt. Je nodigt de passanten uit voor een bezoekje in de stand, geeft informatie over een product of de beursaanbieding of deelt flyers uit. Een stand ambassadeur wordt voornamelijk ingezet om extra traffic te genereren naar de stand.

Kelly, hoe is het om stand ambassadeur te zijn?

“Het hangt er wel heel erg vanaf voor welk merk je werkt en op welke beurs natuurlijk maar meestal is het heel leuk. Wat het grote verschil maakt voor een stand ambassadeur is het aantal bezoekers. Als het druk is ben je de hele tijd in gesprek met de klant of sta je in de stand om alle mensen daar te ontvangen. Als de drukte uitblijft ben je soms wel aan het wachten tot er weer iets gebeurt. Meestal vergroot ik dan mijn straal om de stand een beetje zodat ik de doelgroep eerder op kan zoeken.

Wat ik helemaal tof vind is een activatiespel op de stand waar we de doelgroep mee kunnen triggeren. Je merkt ook echt dat dit werkt. Mensen zijn net kleine kinderen: als ze ergens aan mee kunnen doen, willen ze er als de kippen bij zijn. ”

Hostess op een evenement

Een evenement is vaak iets feestelijker van aard dan een beurs maar ook hiervoor geldt: geen evenement is hetzelfde. Hostessbureau is veel aanwezig op evenementen door heel Nederland. Voorbeeld? Evenementen voor StreetGasm. Dit mooie merk organiseert events voor super car liefhebbers door heel Europa. Natuurlijk willen onze hostessen daarbij zijn! Ook op evenementen zijn onze dames multifunctioneel inzetbaar.

Garderobe service

Een hostess voor de garderobe. Wat een goed idee! Deze hostess neemt alle jassen en tassen aan van de gasten. Een mooi moment om de gast welkom te heten op het evenement met een lach van oor tot oor. De hostess bij de garderobe service moet voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen. Zo moet de hostess representatief zijn en daarbij gestructureerd. Het is namelijk wel de bedoeling dat de bezoeker van het evenement zijn/haar eigendommen terugkrijgt na het evenement. En als het kan een beetje snel!

Onze evenementen expert Nova Verkaik werkt al een jaar voor Hostessbureau en neemt ons mee voor een kijkje in de garderobe keuken.

“Sommige hostessen staan liever op een andere post maar ik vind het super leuk om bij de garderobe te werken. Je bent voortdurend in contact met mensen en runt samen met je collega’s echt een eigen tokootje. Ik ben best wel perfectionistisch en vind het leuk om orde te scheppen in chaos. Deze kwaliteiten kan ik goed gebruiken als hostess in de garderobe! Wat ik ook leuk vind aan deze post: je ziet bezoekers komen en gaan. Veel mensen die hun jas komen halen herken van een paar uur daarvoor. En gelukkig: zij mij vaak ook!”

Horeca- en barpersoneel

Op evenementen kun je als hostess vaak ook aan de slag gaan in de horeca. Je wordt ingezet om rond te gaan met drankjes, werkt achter een bar en bereidt de catering voor. Ervaring in de horeca is een absolute pré als je aan de slag gaat als horeca- of barpersoneel.

Marie Verschie werkt 5 maanden bij Hostessbureau en doet het liefst hostessklussen met de focus op horeca. Marie over haar werk als horeca hostess.

“Ik heb 7 jaar bij een lunchroom gewerkt en werkt momenteel ook nog een avond per week in een café. Ik hou van werken in de horeca. Van drukte, hard werken, zware dienbladen en veel contact met mensen. Sinds ik sta ingeschreven bij Hostessbureau heb ik veel leuke klussen gekregen in de horeca op evenementen. Ik doe waar ik goed in ben en kom op heel veel leuke locaties.”

Hostess op een congres

Congressen zijn grootschalige bijeenkomsten die zich richten op een bepaald thema. Dit kunnen thema’s zijn uit het bedrijfsleven, de wetenschap of de politiek. Vaak worden er lezingen en workshops gegeven op een congres. Veel bezoekers komen er ook om te netwerken. Hostessbureau heeft regelmatig hostessklussen op congressen.

Badge en toegangscontrole

De bezoekers van een congres ontvangen meestal een badge met hun naam en de naam van het bedrijf dat ze vertegenwoordigen. Zo kunnen andere bezoekers meteen zien met wie ze te maken hebben. Tijdens de toegangscontrole op een congres worden deze badges meegegeven. De hostess die werkzaam is bij de toegangscontrole werkt vaak met een gastenlijst. Ze vraagt naar de naam van de bezoeker, vinkt deze af en print een naamkaartje voor de badge.

Louise Holterman vertelt ons meer!

“Ik heb een aantal keer op een congres gewerkt bij de toegangscontrole. Best hectisch omdat het vaak ineens heel druk is en je veel mensen moet helpen. Het is belangrijk in deze functie om ook te weten wat je moet doen als iets ‘mis’ gaat. Wat moet je doen als de kaartjes op zijn van de printer, wat je moet doen als iemand niet op gastenlijst staat…. Als je hier niet op voorbereid bent dan duurt het heel lang voordat je dit hebt opgelost en wordt de drukte en hectiek alleen maar groter. Dat is mijn tip aan hostessen die dit ook gaan doen! Ga er vanuit dat niet alles volgens het boekje gaat!”

Smaakt dit naar meer?

Je leest het, je ziet het: onze hostessen werken met veel plezier en dat is precies wat ze ook uitstralen op een campagne. Altijd met enthousiasme en een lach van oor tot oor. Of dit nou is op een congres, een evenement of een beurs. Zij staan klaar voor jouw merk, jouw bezoekers en zetten jouw product in de spotlights.

Benieuwd wat zij voor jouw merk kunnen betekenen? Neem contact op met Hostessbureau en vraag naar de mogelijkheden.

Het bericht Boek een Hostess voor elk evenement verscheen eerst op Hostessbureau.

De toon wordt gezet bij aankomst met een warm welkom. Een gast merkt dit meteen en u staat 1-0 voor.

Onze hostessen verdiepen zich in uw merk of evenement, zodat zij alle vragen van uw gasten kunnen beantwoorden. Daardoor zijn ze écht onderdeel van uw merk. In deze blog gaan we dieper in op de toegevoegde waarde van hostessen op beurzen en evenementen en bespreken we de werkzaamheden waarin zij u kunnen ontzorgen.

Ga snel naar…

• Toegevoegde waarde van hostessen op beurzen en evenementen
• Werkzaamheden hostessen

Toegevoegde waarde van hostessen op beurzen en evenementen

Hostessen kunnen verschillende rollen aannemen en daarom op verschillende manieren van toegevoegde waarde zijn. Staat u op een beurs? Dan wilt u uiteraard nieuwe klanten binnenhalen of de tevredenheid van huidige klanten polsen. Natuurlijk heeft u uw eigen personeel en zij bezitten de kennis over uw producten of diensten.

Maar wat als iedereen in gesprek is en er nieuwe klanten bij uw stand staan?

Hier komen de gastvrouwen van Hostessbureau lachend om de hoek kijken: het verlengstuk van uw merk. Door hostessen in te zetten heeft u de rust en zekerheid dat er goed voor potentiële klanten wordt gezorgd. Door scherpe briefings kunnen ook zij het verhaal van uw product of dienst vertellen. En met hun promotionele achtergrond delen ze samples en flyers uit om bezoekers naar de stand te krijgen. Het maakt niet uit om welk evenement het gaat, hostessen nemen u werk uit handen. De dames of heren helpen uw gasten en bezoekers verder waardoor u zich kunt richten op de essentie van het event.

Werkzaamheden van een hostess

Een gastvrouw kan op diverse evenementen in verschillende branches terechtkomen. Dit betekent dat er verschillende werkzaamheden zijn. We geven u een aantal voorbeelden.

Hostessen binnen de automotive branche

Als een gastdame aan de slag gaat in op een evenement in de automotive branche dan is de belangrijkste taak om gasten het gevoel te geven dat er aandacht voor hen is. Dit wordt gedaan door de volgende werkzaamheden:

• Het verwelkomen en registreren van gasten;
• Als aanspreekpunt en visitekaartje fungeren van een organisatie of merk;
• Gasten informeren en wegwijs maken;
• Het uitdelen van hapjes, drankjes en informatiebronnen zoals programmaboekjes.

Gastvrouw

Event hostessen worden vaak ingezet als gastvrouw. Zij ontvangen bezoekers van het evenement bij de ingang en zorgen vanaf het eerste moment voor een warm welkom. Een goede hostess is nooit overdreven aanwezig, maar straalt voldoende zelfvertrouwen en autoriteit uit om de leiding te houden. Vanuit de rol van gastvrouw is er ook een mogelijkheid om hapjes of een drankje aan te bieden bij binnenkomst.

Gastvrouwen zijn het aanspreekpunt voor de bezoekers met vragen en spelen hier proactief op in. Daarnaast zijn de gastvrouwen ook getraind om mee te draaien met uw horecateam.

Garderobedames

Een goede en georganiseerde garderobe is goud waard! U wilt uw bezoekers namelijk niet het hele evenement laten missen, omdat de rij voor de garderobe erg lang is. In deze rol zorgen onze dames dat de jassen en overige bagage van de bezoekers snel en correct worden opgehangen. Ze handelen de betaling af (indien nodig) en overhandigen het garderobebonnetje. Dit doen zij uiteraard voortdurend met een stralende lach. Voor veel mensen is het garderobe moment het eerste en/of laatste moment van het evenement. De hostessen van hostessbureau zorgen ervoor dat dit eerste moment de toon zet en dat de gasten weggaan met een goed gevoel.

De eerste en laatste momenten van een evenement blijven meestal hangen, alles ertussen wordt vaak vergeten. Daarom is het belangrijk op deze momenten een goede indruk achter te laten.

Toegangsregistratie: bezoekers registreren bij binnenkomst

Heeft uw evenement een gastenlijst of hebben bezoekers vooraf kaarten gekocht? De event hostessen van Hostessbureau zorgen ervoor dat iedere bezoeker geregistreerd is. Zij checken bezoekers in, delen badges uit en printen toegangsbewijzen. Ook voor kaartverkoop aan de deur kunt u onze event hostessen inzetten. Met ervaring in sales zorgen zij voor de best behaalde verkoop bij de juiste doelgroep.

Eventbegeleiders

U heeft maar één paar handen en ogen. Een aantal extra handen, ogen (en lachende gezichten) is vast zeer welkom. De eventbegeleiders van Hostessbureau kunnen u ondersteunen. Met hun scherpe hostess oog, proactieve houding en evenementen ervaring zorgen ze ervoor dat uw evenement zo uitgevoerd wordt als u voor ogen had. Zij ontzorgen u met praktische zaken waardoor u de focus kunt leggen op de essentie van de avond. Zo komt u geen dwalende gasten of een lange rij voor de entree tegen. Alle gasten worden op tijd te woord gestaan en bij vragende blikken staat er in mum van tijd een hostess klaar om iemand van dienst te zijn.

Beurs hostess

Een beurs hostess voorziet bezoekers van een kopje koffie, een gekoeld flesje water en voert de eerste gesprekken met potentiële klanten. Daarnaast kunnen de hostessen ook worden ingezet als demonstratrice. U kunt u focussen op de klanten die meer willen weten over uw product of dienst en de potentiële klanten worden vermaakt tijdens de demonstratie. De dames hebben veel ervaring op beurzen en daardoor weten zij wat werkt. Spontaniteit, een grote glimlach en een proactieve houding kan niemand weerstaan. Doordat ze de basis kennis van het bedrijf en product kennen, kunnen ze de eerste gesprekken voeren met potentiële klanten en een voorselectie maken voor het sales team. De hostessen zijn speciaal getraind om leads op te schrijven. Zij herkennen signalen en zorgen op een prettige manier voor de verzameling van leads.

Het bericht Waarom is een hostess van toegevoegde waarde? verscheen eerst op Hostessbureau.