In dit artikel lees je wat je van beurs- of congresondersteuning kunt verwachten.

Beurs- en congresondersteuning voor de organisatie

Als er extra beurs- of congrespersoneel wordt ingezet vanuit de organisatie van de beurs, worden deze krachten vooral ingezet om de volgende taken te vervullen:

• Badge en toegangscontrole;
• Horeca- en barpersoneel;
• Schoonhouden van publieke ruimtes;
• Garderobe services;
• Rondlopen op de beurs om vragen van de bezoekers te beantwoorden.

Badge- en toegangscontrole

Het beurs- of congrespersoneel wordt ingezet om de gasten in te schrijven en een badge met naam en bedrijfsnaam te overhandigen.

Horeca- en barpersoneel

Het personeel werkt in de horeca van de beursorganisatie: catering, barwerkzaamheden of serveren in de horeca ruimtes behoren dan bijvoorbeeld tot de taken.

Schoonhouden van publieke ruimtes

Het is belangrijk dat alle publieke ruimtes schoongehouden worden en er netjes uitzien. Dit draagt bij aan de professionele uitstraling van de beurs. Denk aan: de beursvloer, de toiletten en de horecaruimtes.

Garderobe services

Het personeel wordt ingezet om de eigendommen van de bezoeker aan te nemen en op te bergen. Bij het vertrek van de bezoeker worden de juiste eigendommen weer overhandigd aan de beursbezoeker.

Rondlopen op de beurs om vragen van de bezoekers te beantwoorden

Beursbezoekers zijn vaak opzoek naar specifieke informatie of producten en zullen veel vragen hebben over de stands en waar ze deze kunnen vinden. De beurs- of congresondersteuning is er om deze vragen te beantwoorden en ervoor te zorgen dat de bezoeker begeleid wordt naar de juiste stand.

Beurs- en congresondersteuning voor merken op de beurs

Als een werknemer wordt ingezet voor een merk dat een beursstand heeft, dan krijgen zij vaak het volgende takenpakket:

• Stand ambassadeur;
• Opbouwen van de beursstand;
• Leads genereren op de beursvloer.

Stand ambassadeur

Als stand ambassadeur word je voornamelijk ingezet om bezoekers naar de stand te trekken en/of bezoekers te woord te staan in de stand. Hiervoor is het belangrijk dat je productkennis hebt en weet wat de beursaanbieding is.

Opbouwen van de beursstand

Beurs- en congresondersteuning kan ook worden ingezet om de beursstand van een merk op- en af te bouwen. Dit betekent dat zij een dag (of meerdere dagen) voor de start van de beurs aanwezig zijn voor de opbouw.

Leads genereren op de beursvloer

Sommige merken willen graag leads genereren op een beurs om deze later weer te benaderen voor een salesgesprek. De beursondersteuning wordt dan ingezet om de bezoeker aan te spreken en de NAW gegevens te verzamelen.

Het bericht Beurs- en congresondersteuning verscheen eerst op Hostessbureau.

Taken horeca personeel:

• Rondgaan met koffie en thee;
• Voorbereiden catering op locatie;
• Rondgaan met hapjes;
• Klaarmaken van bestellingen achter de bar;
• Opnemen van bestellingen.

Kwaliteiten waar horeca- of barpersoneel over moet beschikken:

• Proactieve houding;
• Horeca ervaring;
• Communicatief vaardig;
• Groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Representatief.

Proactieve houding

Het is belangrijk dat horecapersoneel een proactieve houding aanneemt. Er wordt van de werknemer verwacht dat hij/zij actief op de bezoeker afstapt en een consumptie aanbiedt, voortdurend kijkt of de werkplek er netjes uitziet en of er genoeg voorraad is.

Groot verantwoordelijkheidsgevoel

Horeca personeel wordt ingezet om de horeca op het evenement draaiende te houden. De organisatie van het evenement heeft geen tijd om het personeel in te werken of er voortdurend op toe te zien dat alles soepel verloopt. Daarom is het belangrijk dat het personeel zelf actief meedenkt en verantwoordelijkheid neemt voor een goed resultaat.

Representatief

Om te werken op een evenement of beurs voor grote groepen mensen, is een representatief uiterlijk heel belangrijk. Voor horeca personeel komt daar nog eens bij dat er met voedingswaren gewerkt wordt, dus alles (kleding, haar, huid) verzorgd en hygiënisch moet zijn.

Het bericht Horeca- en barpersoneel verscheen eerst op Hostessbureau.

Wat gebeurt er tijdens de toegangscontrole?

• Hartelijke ontvangst + vragen van de naam van de bezoeker;
• Gegevens verwerken op de gastenlijst/ in het systeem;
• Kaartje printen met naam + bedrijfsnaam + overhandigen badge;
• Afsluiting.

Hartelijke ontvangst + vragen van naam bezoeker

De toegangscontrole is de eerste post waar de bezoeker terecht komt. Daarom is het heel belangrijk dat de bezoeker hartelijk ontvangen wordt door de hostess bij de toegangscontrole. Een vriendelijk gezicht die jou welkom heet is een prettige ontvangst op een beursdag. Om de bezoeker op te kunnen zoeken op de gastenlijst/in het systeem vraagt de hostess naar de naam van de bezoeker

Gegevens verwerken op de gastenlijst/in het systeem

Als de naam en de bedrijfsnaam bekend zijn bij de hostess, worden deze opgezocht in het systeem. Als de bezoeker op de lijst staat, wordt aangegeven dat de bezoeker binnen is. Als de bezoeker niet op deze lijst staat, wordt er navraag gedaan en/of wordt de bezoeker alsnog geregistreerd mits er genoeg plek is.

Kaartje printen met naam + bedrijfsnaam

De hostess voert de naam en bedrijfsnaam in op het kaartje en print deze vervolgens. Het kaartje wordt in de badge gedaan en deze wordt overhandigd aan de klant. Aan de badge zit vaak een keycord of een speldje zodat de bezoeker deze makkelijk om kan doen/ kan bevestigen.

Afsluiting

De hostess zegt de bezoeker vriendelijk gedag en wenst hem/haar een fijne beurs. Eventueel vertelt de hostess in het kort waar de bezoeker wat kan vinden op de beurs. Ook voor het afscheid geldt: dit is het eerste contactmoment namens de beurs met de bezoeker. Een vriendelijk afscheid en eventueel beantwoorden van vragen, draagt bij aan een positieve beurservaring.

Het bericht Badge en toegangscontrole verscheen eerst op Hostessbureau.

Zet direct een hostess in of ga snel naar de volgende onderdelen binnen deze blog:

• Hostess op een beurs
• Hostess op een evenement
• Hostess op een congres
• Smaakt dit naar meer?

Hostess op een beurs

Een beetje beurs heeft een bezoekersaantal van duizenden mensen. Mensen die heel bewust naar deze plek komen voor informatie, het opbouwen van een netwerk of gewoon, om een beetje rond te kijken. Een beurs richt zich altijd op een specifieke doelgroep en die doelgroep richt zich op een specifieke beurs en zie daar: vraag en aanbod vinden elkaar. Win-Win!

Onze hostessen zijn vaak te vinden op beurzen. They just love fairs!

Van huishouden tot vakantie

Of je je nou wegdroomt bij verre oorden op de Vakantiebeurs , de kneepjes van het vak leert op de Huishoudbeurs of je onder laat dompelen in luxe op de Masters of LXRY, een hostess is op haar plek op de beurs waar zij werkt. Wat haar taken ook zijn op een beurs, zij straalt precies uit wat jij als merk uit wil stralen is daarmee een echte merkambassadrice.

Productdemonstratie

Op een beurs willen merken de klant zoveel mogelijk laten zien over een bepaald product. Hoe werkt het product en wat kan het product? Vaak wordt een hostess ingezet om een product bij de beursstand te demonstreren. De hostess wordt van te voren uitgebreid gebriefd zodat zij ook echt expert is op de beurs en alles kan vertellen over het product. Hoe is het nou om een productdemonstratie te doen op een beurs?

Wij vroegen het aan een van onze ervaren beurshostessen Kelly de Wit!

“Een productdemonstratie is super leuk om te doen. Zeker op een beurs omdat het daar vaak druk is en de mensen echt komen voor producten uit een bepaalde branche. Soms nodig ik mensen uit voor de demonstratie maar meestal is dit niet nodig omdat zij uit zichzelf op me afkomen. Je krijgt ook veel gerichte vragen over het product en bent eigenlijk voortdurend aan het woord. Je moet niet slecht bij stem zijn haha!”

Beursondersteuning

Het gebeurt regelmatig dat een hostess werkt voor de beursorganisatie en ingezet wordt voor verschillende taken. Denk hierbij aan de ontvangst van de gasten, het netjes houden van de publieke ruimtes, het beantwoorden van vragen van de beursbezoekers en het uitdelen van informatiefolders. Als je als hostess werkt voor de organisatie is het belangrijk dat je van te voren goed afspreekt wanneer je welke taak vervult. Ook is het belangrijk dat je je proactief opstelt en zelf anticipeert op wat er op dat moment nodig is.

Hoe is het om als hostess te werken in de beursondersteuning? Kelly vertelt!

“Als je werkt in de beursondersteuning heb je vaak verschillende taken. Je begint meestal met het ontvangen- en inschrijven van de gasten. Daarna loop je rond op de beursvloer, beantwoord je vragen en ben je een soort vliegende keep. Vaak spreek ik vaste momenten af met mijn contactpersoon om af te stemmen of ik ergens anders nodig ben. Wat ik leuk vind aan het werken voor de beursondersteuning is dat de hele dag bezig bent met verschillende dingen. De dag vliegt voorbij! Ook is het leuk dat je sommige gasten op de beursvloer herkent van de inschrijving.”

Stand ambassadeurs

Een hostess op een beurs kan ook ingezet worden als stand ambassadeur. Je staat dan bij de beursstand van het merk waar je voor werkt. Je nodigt de passanten uit voor een bezoekje in de stand, geeft informatie over een product of de beursaanbieding of deelt flyers uit. Een stand ambassadeur wordt voornamelijk ingezet om extra traffic te genereren naar de stand.

Kelly, hoe is het om stand ambassadeur te zijn?

“Het hangt er wel heel erg vanaf voor welk merk je werkt en op welke beurs natuurlijk maar meestal is het heel leuk. Wat het grote verschil maakt voor een stand ambassadeur is het aantal bezoekers. Als het druk is ben je de hele tijd in gesprek met de klant of sta je in de stand om alle mensen daar te ontvangen. Als de drukte uitblijft ben je soms wel aan het wachten tot er weer iets gebeurt. Meestal vergroot ik dan mijn straal om de stand een beetje zodat ik de doelgroep eerder op kan zoeken.

Wat ik helemaal tof vind is een activatiespel op de stand waar we de doelgroep mee kunnen triggeren. Je merkt ook echt dat dit werkt. Mensen zijn net kleine kinderen: als ze ergens aan mee kunnen doen, willen ze er als de kippen bij zijn. ”

Hostess op een evenement

Een evenement is vaak iets feestelijker van aard dan een beurs maar ook hiervoor geldt: geen evenement is hetzelfde. Hostessbureau is veel aanwezig op evenementen door heel Nederland. Voorbeeld? Evenementen voor StreetGasm. Dit mooie merk organiseert events voor super car liefhebbers door heel Europa. Natuurlijk willen onze hostessen daarbij zijn! Ook op evenementen zijn onze dames multifunctioneel inzetbaar.

Garderobe service

Een hostess voor de garderobe. Wat een goed idee! Deze hostess neemt alle jassen en tassen aan van de gasten. Een mooi moment om de gast welkom te heten op het evenement met een lach van oor tot oor. De hostess bij de garderobe service moet voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen. Zo moet de hostess representatief zijn en daarbij gestructureerd. Het is namelijk wel de bedoeling dat de bezoeker van het evenement zijn/haar eigendommen terugkrijgt na het evenement. En als het kan een beetje snel!

Onze evenementen expert Nova Verkaik werkt al een jaar voor Hostessbureau en neemt ons mee voor een kijkje in de garderobe keuken.

“Sommige hostessen staan liever op een andere post maar ik vind het super leuk om bij de garderobe te werken. Je bent voortdurend in contact met mensen en runt samen met je collega’s echt een eigen tokootje. Ik ben best wel perfectionistisch en vind het leuk om orde te scheppen in chaos. Deze kwaliteiten kan ik goed gebruiken als hostess in de garderobe! Wat ik ook leuk vind aan deze post: je ziet bezoekers komen en gaan. Veel mensen die hun jas komen halen herken van een paar uur daarvoor. En gelukkig: zij mij vaak ook!”

Horeca- en barpersoneel

Op evenementen kun je als hostess vaak ook aan de slag gaan in de horeca. Je wordt ingezet om rond te gaan met drankjes, werkt achter een bar en bereidt de catering voor. Ervaring in de horeca is een absolute pré als je aan de slag gaat als horeca- of barpersoneel.

Marie Verschie werkt 5 maanden bij Hostessbureau en doet het liefst hostessklussen met de focus op horeca. Marie over haar werk als horeca hostess.

“Ik heb 7 jaar bij een lunchroom gewerkt en werkt momenteel ook nog een avond per week in een café. Ik hou van werken in de horeca. Van drukte, hard werken, zware dienbladen en veel contact met mensen. Sinds ik sta ingeschreven bij Hostessbureau heb ik veel leuke klussen gekregen in de horeca op evenementen. Ik doe waar ik goed in ben en kom op heel veel leuke locaties.”

Hostess op een congres

Congressen zijn grootschalige bijeenkomsten die zich richten op een bepaald thema. Dit kunnen thema’s zijn uit het bedrijfsleven, de wetenschap of de politiek. Vaak worden er lezingen en workshops gegeven op een congres. Veel bezoekers komen er ook om te netwerken. Hostessbureau heeft regelmatig hostessklussen op congressen.

Badge en toegangscontrole

De bezoekers van een congres ontvangen meestal een badge met hun naam en de naam van het bedrijf dat ze vertegenwoordigen. Zo kunnen andere bezoekers meteen zien met wie ze te maken hebben. Tijdens de toegangscontrole op een congres worden deze badges meegegeven. De hostess die werkzaam is bij de toegangscontrole werkt vaak met een gastenlijst. Ze vraagt naar de naam van de bezoeker, vinkt deze af en print een naamkaartje voor de badge.

Louise Holterman vertelt ons meer!

“Ik heb een aantal keer op een congres gewerkt bij de toegangscontrole. Best hectisch omdat het vaak ineens heel druk is en je veel mensen moet helpen. Het is belangrijk in deze functie om ook te weten wat je moet doen als iets ‘mis’ gaat. Wat moet je doen als de kaartjes op zijn van de printer, wat je moet doen als iemand niet op gastenlijst staat…. Als je hier niet op voorbereid bent dan duurt het heel lang voordat je dit hebt opgelost en wordt de drukte en hectiek alleen maar groter. Dat is mijn tip aan hostessen die dit ook gaan doen! Ga er vanuit dat niet alles volgens het boekje gaat!”

Smaakt dit naar meer?

Je leest het, je ziet het: onze hostessen werken met veel plezier en dat is precies wat ze ook uitstralen op een campagne. Altijd met enthousiasme en een lach van oor tot oor. Of dit nou is op een congres, een evenement of een beurs. Zij staan klaar voor jouw merk, jouw bezoekers en zetten jouw product in de spotlights.

Benieuwd wat zij voor jouw merk kunnen betekenen? Neem contact op met Hostessbureau en vraag naar de mogelijkheden.

Het bericht Boek een Hostess voor elk evenement verscheen eerst op Hostessbureau.

Werkzaamheden stand ambassadeur

• Aantrekken van de klant naar de stand
• Uitdelen van foldermateriaal
• Verkopen van producten bij de beursstand
• Opbouwen en/of afbouwen van de beursstand
• Beantwoorden van (eerste) vragen van de doelgroep

Aantrekken van de klant naar de stand

Een stand ambassadeur spreekt in het directe gebied om de stand de doelgroep aan. Hij/zij probeert de doelgroep te enthousiasmeren en te triggeren voor een bezoekje bij de stand. Dit is het eerste contactmoment tussen de doelgroep en het merk waarvoor de stand ambassadeur werkt en dit maakt de ambassadeur het visitekaartje van het merk.

Uitdelen foldermateriaal

Bij het aanspreken van de doelgroep wordt vaak communicatiemateriaal uitgedeeld. Zo wordt de beursbezoeker extra geïnformeerd over het merk, verleid voor kortingsacties of geënthousiasmeerd voor een bezoek aan de website.

Verkopen van producten bij de beursstand

Vaak wordt de stand ambassadeur ook ingezet voor de verkoop van producten op de stand. Dit zijn meestal producten die met een beurskorting verkocht worden.

Opbouwen en afbouwen van de stand & bijvullen materialen

Een stand ambassadeur is van alle markten thuis. Meestal helpt hij/zij ook bij de opbouw van de stand. Denk aan het bijvullen van voorraden, het klaarzetten van (folder) materiaal en het netjes houden van de stand.

Beantwoorden van vragen van de doelgroep

De stand ambassadeur moet de eerste vragen over een product of merk kunnen beantwoorden. Daarvoor krijgt hij/zij voor de werkdag een briefing van het merk of het hostessbureau.

Het bericht Stand ambassadeur verscheen eerst op Hostessbureau.

Locatie productdemonstratie

Productdemonstraties worden vaak gegeven in een winkel waarin dat product te koop is zodat de doelgroep het product direct kan aanschaffen.

Benodigdheden voor een succesvolle productdemonstratie:

• Het product in kwestie op voorraad
• Een enthousiaste demonstratie promoter
• Een demostand of bak waar het product op gedemonstreerd kan worden
• Merkkleding

Product op voorraad

Om zoveel mogelijk klanten kennis te kunnen laten maken met het product en ook aan te sturen op aanschaf, is het belangrijk dat er genoeg producten op voorraad zijn.

Enthousiaste demonstratie promoter

Voor een geslaagde productdemonstratie is het belangrijk dat het product een gezicht krijgt en het gebruik ervan wordt uitgelegd. Een demonstratie promoter is daarom van essentieel belang. Deze demonstrator doorloopt het gebruik van het product van A-Z, vertelt wat de voordelen zijn van het gebruikt en stuurt vanuit commercieel oogpunt aan op aanschaf van het product. Het is belangrijk dat de demonstrateur enthousiast is en proactief.

Demostand

Voor sommige producten heb je ruimte nodig om een goede product demonstratie te kunnen geven. Een demostand biedt dan uitkomst. Bijkomstig voordeel van een demostand is dat je de stand zelf kunt branden zodat de doelgroep al vanaf een afstand in aanraking komt met het merk.

Merkkleding

Voor het complete plaatje is het belangrijk dat de demonstratie promoter merkkleding draagt. Zo is hij/zij direct herkenbaar als merkambassadeur van het product.

Het bericht Productdemonstratie verscheen eerst op Hostessbureau.

Goede service garderobe draagt bij aan positieve eerste indruk

Het is een van de eerste plekken waar de gast zich begeeft. Een goede service bij de garderobe draagt dus bij aan een positieve ontvangst van de gast.

Belangrijke aspecten van een goede garderobe service:
• Juiste strategie
• Goede voorbereiding
• Controle/toezien op materialen en eigendommen
• Klantvriendelijkheid

Juiste strategie

Het is belangrijk dat een garderobe medewerker een goede strategie hebben voor het opbergen van de jassen en overige eigendommen. Een bezoeker wil na het evenement graag goed en snel bediend worden. De medewerkers in de garderobe moeten een jas dus snel terug kunnen vinden. Vaak wordt er gewerkt met nummertjes die corresponderen met het kapstoknummer van het artikel.

Goede voorbereiding

De garderobe medewerker moet goed weten hoe de garderobe is opgebouwd: hoe wordt er geteld, waar worden de tassen neergezet etc. Als de medewerker de garderobe goed kent, kan hij/zij de klant beter van dienst zijn en sneller te werkt gaan. Ook kan er een taakverdeling besproken worden.

Controle

De bezoeker laat zijn/haar eigendommen in vertrouwen achter. Het is dus zaak dat de eigendommen goed in de gaten worden gehouden. Hiermee voorkom je zaken als diefstal of vernieling.

Klantvriendelijkheid

De garderobe is de plek waar de bezoeker heengaat voor het evenement en na het evenement. Het is de plek van ontvangst en de plek van afscheid. De garderobe service medewerker is het gezicht van het evenement of merk. Het is heel belangrijk dat de klant hartelijk wordt ontvangen, goed wordt geholpen en vriendelijk wordt uitgelaten. Hiermee maak je het verschil voor de bezoeker en draag je bij aan een positieve ervaring.

Het bericht Garderobe services verscheen eerst op Hostessbureau.

Deze kwaliteitseisen zijn:

• Sociaalvaardig
• Oplossingsgericht
• Klantvriendelijk
• Representatief

Deze competenties worden verder ontwikkeld als een hostess bij ons aan de slag gaan maar we moeten wel zien dat de hostess het in zich heeft. Het kan zijn dat de klant of het merk eigen kwaliteitseisen stelt voor de hostessen die aan de slag gaan. Deze (nieuwe) kwaliteitseisen of uiterlijke kenmerken nemen wij per opdracht mee in onze selectie.

Het bericht Kwaliteitseisen hostess verscheen eerst op Hostessbureau.

De juiste maat kleding

De hostess moet goed in de kleding passen. Een broek te korte broek of te wijde jurk doet direct af aan de campagne. Dit is niet wat je wilt uitstralen. De projectmanager van Hostessbureau zal ervoor zorgen dat de juiste maten in huis worden gehaald of dat deze worden doorgegeven aan de opdrachtgever.

Kleding die past bij het merk

Het is belangrijk om kleding uit te zoeken die past bij het merk. Waarin de merknaam zichtbaar is zodat klanten meteen zien namens welk merk ze worden aangesproken. Ook kun je de kleuren van het merk terug laten komen in de kleding zodat de hostess past bij bijvoorbeeld de beursstand, de collega’s of het product dat centraal staat.

Kleding die niet te veel afleidt

Je wilt dat het merk centraal staat, de hostess goed zijn/haar werk kan doen en de klant goed geholpen wordt. Als je kiest voor hele opvallende of uitdagende kleding kan dit het eerste in de weg staan. Denk aan schreeuwerige kleuren of lage decolletés.

Badge met naam en merk erop

Wat altijd goed werkt is een badge met de merknaam erop en de naam van de hostess. Op deze manier benadruk je het merk waar de hostess voor aan de slag gaat en de persoonlijke benadering van de klant. Als je weet hoe iemand heet, wordt die persoon meteen toegankelijker voor vragen.

Het bericht Hostess kleding verscheen eerst op Hostessbureau.

Welke zaken moet je meenemen in de rapportage?

Reacties doelgroep

Een campagne is pas geslaagd als deze goed ontvangen is door de doelgroep. In de rapportage willen we dus graag de reacties van de doelgroep terug kunnen vinden.

Bereikcijfers

Als het tijdens een campagne om een product ging wat verkocht werd willen we natuurlijk weten hoeveel mensen dat product hebben gekocht. Viel het in de smaak? Een hostess moet dit dus altijd vermelden in de rapportage. Dit kunnen wij weer terugkoppelen aan de klant.

Samenwerking met collega’s

Een hostess werkt op een campagne vaak samen met collega’s. Andere hostessen, de klant of personeel van de klant. Als deze samenwerking soepel verliep betekent dit vaak dat de campagne ook goed verliep. Waren er bijzonderheden of obstakels in deze samenwerking, dan kan het zijn dat dit invloed had op de campagne en moet dit duidelijk zijn!

Verloop campagne

Hierin willen we lezen hoe het verloop van de campagne was. Op welke momenten was het druk? Had je genoeg promotiemiddelen? Begon de campagne op tijd? In dit verslag moeten wij een algemeen beeld krijgen bij de campagne.

Het bericht Campagne rapportage verscheen eerst op Hostessbureau.